Para facilitar o fluxo de informações, acelerar respostas e resultados, o Governo do Tocantins, por meio da Seplan – Secretaria Estadual do Planejamento e da Modernização da Gestão Pública implantará até agosto deste ano, em todos os órgãos do Executivo o Sistema de Gestão de Documentos.
Trata-se de um software gerenciador de informações e processos estruturado de forma flexível, focado em gestão do conhecimento que é capaz de organizar uma gama de documentos, independente do formato e condição.
De acordo com a Diretora Geral de Modernização da Seplan, Renata Lage, “o programa é a única alternativa estratégica para atender a crescente demanda, e tem o foco na criação, digitalização, controle, segurança e armazenamento de dados, o que gera agilidade nas pesquisas documentais”.
Dentre os diversos benefícios, a implantação do Sistema visa modernizar a máquina pública, potencializando as ações e metas do Governo, facilitar nos procedimentos administrativos e logísticos, além de permitir o acompanhamento de processos e documentos em tempo real pelos gestores.
Desde abril de 2012 que o sistema vem sendo implantado gradualmente nos órgãos do Governo, a Seplan foi a primeira secretaria a utilizar o programa, uma vez que a pasta é responsável por gerir, e treinar os servidores para que saibam usar o sistema. Em caso de dúvidas, o servidor poderá baixar o manual do SGD, que está disponível no site no site da Seplan, http://www.seplan.to.gov.br.
Cerca de dez órgãos do Executivo já trabalham pelo SGD, entre eles a Secretaria de Saúde, Procuradoria Geral do Estado, Controladoria Geral do Estado, Departamento de Trânsito, Secretaria da Educação. Inicialmente foi dada prioridade para os órgãos que participam do PDRIS – Programa de desenvolvimento Regional Integrado Sustentável. A previsão é que no dia 15 de abril o sistema seja implantado na Polícia Militar. O SGD trará uma economia significativa para a administração.
